Perancangan Sistem Absensi Mahasiswa Pasca Sarjana Universitas Gunadarma

Kali ini ika akan share tugas kelompok mengenai perancangan sistem informasi absensi mahasiswa pasca sarjana universitas gunadarma. Tugas ini lebih menitik beratkan tentang komunikasi data yang terjadi pada sistem ni dana topologi yang digunakan. Meskipun ini hanya tugas kelompok namun lumayan buat nambah pengetahuan.

Kebetulan ika satu kelompok 7 orang...he..he..kebanyakkan y...

Kelompokkanya :

• M.Chamzah Abdullah
• M.Adi Rachmat
• Rahma Maulida
• Rika Febriana
• Sari Dwi Rahmani
• Saina Pradesty
• Yunita Losiani

Latar Belakang Masalah

Masalah yang terjadi dalam sistem yang telah diterapkan terletak pada pangumpulan data-data hadir mahasiswa yang dilakukan dalam kelas yaitu dilakukan secara manual, dengan pengisian tanda tangan secara langsung. Proses ini memerlukan proses administrasi dalam merekap absensi sehingga kurang efisien.

Batasan Masalah

Dalam sistem ini batasan meliputi pengambilan data absensi mahasiswa yang menggunakan teknologi finger print, dimana data output tersebut akan diproses lebih lanjut masih di gunakan.

Pemecahan Masalah

Masalah yang akan di pecahkan di sini adalah sistem absensi yang dilakukan secara manual, maka dari itu digunakanlah sistem ini yang dukung dengan technologi finger print.

Diagram Konteks

Diagram Zero

1.      Jaringan Komunikasi Data

Pengertian Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah sekumpulan perangkat-perangkat yang dapat menyimpan dan mengolah data-data elektronis, dimana satu perangkat dihubungkan dengan perangkat-perangkat lain sedemikian rupa sehingga para pemakai jaringan dapat menyimpan, mengambil, serta berbagi informasi dengan pemakai-pemakai lain

Jaringan Komunikasi Aplikasi Absensi Mahasiswa

Jaringan komunikasi Aplikasi ini menggunakan jaringan LAN intranet yaitu menghubungkan antara beberapa mesin finger print dengan satu PC/server yang sebagai server lokal bagi mesin finger print. Jaringan LAN ini akan membentuk jaringan WAN, apabila setiap switch PC di tiap gedung yang tersebar tersebut terhubung dengan satu PC server  yang berfungsi sebagai server database induk absensi mahasiswa.

Mesin absensi terhubung dengan switch melalui kabel LAN. Switch tersebut menghubungkan mesin absensi dengan PC yang berfungsi sebagai server lokal di setiap gedung. PC lokal yang berfugsi sebagai server tersebut bisa terhubung menggunakan kabel LAN atau WIFI. Mesin absensi yang dipilih adalah mesin absensi PC standalone dengan pertimbangan bahwa mesin stand alone tidak memerlukan PC di setiap ruangan.

Pada gedung tempat server, terdapat server dimana database induk tersimpan beserta aplikasi untuk menayangkan data absen. Nantinya mahasiswa dapat melihat rekap kehadirannya pada tayangan absensi mahasiswa tersebut.

1.      Arsitektur Komunikasi Data

Berikut adalah gambar arsitektur komunikasi data pada system absensi mahasiswa pasca sarjana di universitas gunadarma :

Saat mahasiswa meletakkan sidik jari ke mesin absensi maka mesin absensi akan mengirimkan menscanning sidik jari dan menyimpan dalam format digital pada saat registrasi atau errollment atau pendaftaran sidik jari. Setelah itu rekaman sidik jari tersebut akan diproses dan dibuatkan daftar pola fitur sidik jari yang unik. Setiap mahasiswa mempunyai sidik jari yang berbeda-beda. Pola sidik jari yang unik tersebut kemudian disimpan dalam memory atau database. Pola data yang unik ini disebut dengan istilah minutiae. Pada saat identifikasi pola minutiae tersebut kemudian dicocokkan dengan hasil scan sidik jari. Penggiriman data dilakukan oleh supported protocol. Adapun support protocol yang digunakan disini adalah TCP/IP.

Untuk penggiriman data sebenarnya banyak yang bisa gunakan di antaranya : TCP/IP menggunakan kabel UTP , RS232/485 , USB Port yang ditanam di mesin absensi sehingga memudahkan dalam mengirimkan data , USB Flasdisk untuk jarak jauh dan lain-lain.

1.      Transmisi Data

          Tranmisi data merupakan proses pengiriman data dari sumber data ke penerima data melalui media penggiriman tertentu . Misalnya dari perangkat input ke pemprosess , pemroses ke storage , pemproses ke media output atau bahkan dari suatu sistem komputer ke sistem komputer lainnya. Dua faktor yang mempengaruhi keberhasilan dari suatu transmisi data adalah kualitas sinyal yang ditransmisi dan karakteristik media transmisi.

      Klasifikasi Transmisi Data

      Untuk dapat lebih menjelaskan mengenai transmisi data , maka metode transmisi data dapat diklarifikasikan ke dalam tiga hal utama yakni :

            1. Bagaimana data mengalir mellaui peralatan

            2. Jenis hubungan fisik

            3. Jenis waktu yang digunakan untuk transmisi

      Transmisi data pada aplikasi absen Mahasiswa

Transmisi Data pada Aplikasi ini pada metode

1.      Bagaimana data mengalir melalui peralatan

Pada metode ini menggunakan Half Duplex dan Full Duplex.

ü  Half Duplex yaitu Transmisi data dimana data dapat mengalir dalam dua arah pada jalur komunikasi data, dengan kondisi saling bergantian. Pada metode transmisi data ini akan menghubungkan antara finger point dan server lokal yang berguna untuk finger point memberikan data pada server lokal, kemudian server lokal memberikan suatu konfirmasi “sukses absen” pada tampilan finger pointnya.

   ü  Full Duplex yaitu transmisi data dimana data mengalir dalam dua arah pada jalur     komunikasi data secara serempak. Pada metode transmisi data ini akan menghubungkan server lokal dan server utama. Server lokal akan memberikan data yang sudah diambil pada finger point kemudian akan mengirimkannya pada server utama menggunakan modem. 

2.      Jenis Hubungan Fisik

Pada metode ini menggunakan Transmisi Seri dan Transmisi Paralel.

ü  Transmisi Seri yaitu tipe pengiriman data dimana dalam satu periode waktu hanya satu bit yang disalurkan. Pada metode transmisi data ini akan menghubungkan antara finger point dan server lokal  yang berguna untuk server lokal mengambil data pada finger point.

ü  Transmisi paralel yaitu  tipe pengirirman data dimana dalam satu periode waktu beberapa bit (umumnya 8 bit) dalam suatu kode bias bersamaan. Pada metode transmisi data ini akan menghubungkan server lokal dan server utama. Server lokal akan memberikan data yang sudah diambil pada finger point kemudian akan mengirimkannya pada server utama.

3.      Jenis Waktu yang digunakan untuk transmisi

Pada metode ini menggunakan Transmisi Asinkron dan sinkron. Ainskron yaitu transmisi data dimana kedua pihak, pengirim dan penerima tidak perlu berada pada waktu yang sinkron. Sedangkan pada transmisi sinkron pengirim dan penerima berada pada waktu yang sinkron. Pada metode transmisi data asinkron akan digunakan pada server lokal yang mengambil data pada finger rint. Sedangkan transmisi sinkron yaitu data pada server lokal akan langsung mempengaruhi data pada server utama.

1.      Media Transmisi Data

Pada media transmisi data untuk menghubungkan lebih dari satu komputer dalam 1 jaringan LAN (Local Area Network) ada 2 cara, yaitu menggunakan Kabel atau WiFi. Dalam menghubungkan jaringan menggunakan WiFi lebih simple, namun untuk stabilitas kabel masih memegang juaranya. Jaringan yang menggunakan kabel terkendala di panjang kabel, makin panjang kabel makin besar pula tahanannya, maksimal kesetabilan transfer data untuk kabel sepanjang 100m, selain itu medan magnet juga mempengaruhi kesetabilan transfer data.

Berikut adalah gambar Transmisi Data menggunakan UTC cable dengan topologi Star

Pada perancangan sistem absensi mahasiswa Pasca Sarjana transmisi data menggunakan kabel, dimana terdapat kabel UTP(Unshielded Twisted Pair) yang merupakan salah satu kabel yang digunakan sebagai media penghubung antar komputer dan peralatan jaringan (hub atau switch). Kabel UTP merupakan salah satu kabel yang paling popular saat yang digunakan untuk membuat jaringan komputer misalnya Konektor RJ-45 Kabel. RJ-45 adalah kabel Ethernet yang biasa digunakan dalam topologi jaringan komputer LAN maupun jaringan komputer tipe lainnya. Switch / Hub Switch adalah komponen jaringan yang di gunakan untuk menghubungkan beberapa HUB untuk membentuk jaringan yang lebih besar atau menghubungkan komputer-komputer yang mempunyai kebutuhan bandwidth yang besar.

            Pada perancangan sistem absensi mahasiswa Pasca Sarjana mesin berjalan stand alone. Dimana mesin absensi stand alone berkerja secara mandiri dalam sistem kerjanya. Untuk mendata dalam pembuatan laporan dibutuhkan software aplikasi absensi yang terintegrasi dengan mesin. Jika terjadi kendala pada saat laporan absensi dibutuhkan, namun mesin tidak bisa terkoneksi. Berikut cara untuk mengantisipasi hal tersebut :

1. Periksa Kabel Koneksi

Kabel koneksi perlu dipastikan dalam konektivitasnya dengan melihat status pada sistem koneksi komputer atau dengan ping IP mesin dengan cara masuk ke menu RUN kemudian mengetikkan ping IP Mesin. Apabila muncul pesan “request time out” maka bisa dipastikan mesin tersebut tidak terkoneksi. Kita bisa mencoba dengan mengganti kabel LAN lain yang dipastikan kondisi normal.

2.  Sinkronisasi IP Mesin dan IP Komputer Server

Dalam koneksi mesin absensi dengan komputer sebagai server harus disetting menjadi 1 class IP. Misalnya IP Komputer, 192.168.1.7 maka IP Mesin harus diseting dengan Class IP 192.168.1. xxx. Selain itu pengaturan IP Koneksi pada aplikasi absensi harus disesuaikan dengan IP Mesin.

3. Disable Firewall dan Antivirus Sementara

Apabila kedua solusi diatas masih tidak menyelesaikan masalah konektifitas ada kemungkinan lain  seperti penutupan port koneksi mesin. Dikarenakan port koneksi terkena block oleh sistem Firewall, maka koneksi akan terganggu. Selain itu beberapa sistem antivirus juga dapat mendeteksi sistem koneksi ini sebagai koneksi yang ilegal. Sehingga dibutuhkan disable kedua sistem keamanan tersebut selama koneksi.

            Apabila masih belum bisa terkoneksi segera hubungi tim teknis atau tim support produk mesin yang digunakan melalui website atau di Showroom dan Service Center Absensi Sidik Jari.

1.      Database

Database yang digunakan sbb:

·         PC yang terhubung dengan finger print: Microsoft Access Data Base (MDB)

·         Server: MySQL database yang terkoneksi dengan database MDB PC

Struktur database yang dibutuhkan:

1.      Pemrosesan Data

Sistem Kehadiran Mahasiswa Pasca Sarjana terdiri dari proses sbb:

1.      Proses Registrasi Sidik Jari

Pada proses ini akan dilakukan registrasi data sampel sidik jari, data mahasiswa, dengan kode unik NIM yang akan digunakan untuk mencatat kehadiran.

2.      Proses Absensi

Pada proses ini mahasiswa memasukkan sidik jari untuk pelakukan absensi kehadiran. Data sidikjari dengan kode unik NIM dicocokkan dengan data mahasiswa.

3.      Proses Pelaporan

Pada proses ini merupakan output dari absensi yang sudah dilakukan. Data sidik jari yang masuk diolah menjadi data masukan kehadiran mahasiswa dan kemudian akan menghasilkan keluaran informasi baik berupa tayangan pada PCabsensi maupun informasi rekapitulasi kehadiran.

Berikut adalah gambaran pemrosesan data sistem absensi mahasiswa pasca sarjana gunadarma :

1.      Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan

—  Mengurangi paper works (paperless)

—  Memastikan absensi dan kehadiran mahasiswa

—  Informasi absensi yang akurat

—  Mahasiswa bisa bisa melihat rekap kehadirannya kapan saja

Kekurangan

·         Penggeluaran biaya untuk pemasangan (jangka pendek)

—  Memerlukan maintenance